前月の締め作業のために開いた小口現金管理のファイル・・・。
「あれ、数百円の差異がある…」
単純な入力ミスの場合もあれば、担当者に原因を聞いてみても、「前のことだから覚えていない…」ということも・・・。
何とも言えない気持ちを抱えたまま、結局は原因不明の雑損失で処理するしかない…。
そんな経験はありませんか？
もし、差異が発生したその日のうちにあるいは次の日に、あなたの元へ自動で通知が届いていたら・・・
記憶が新しいうちに原因をすぐに確認でき、面倒な調査や「原因不明金」とはおさらばできるのではないでしょうか？
毎日のお仕事、お疲れ様です！
クロウルを運営している藤井貴司です。
この記事では、前回の記事【GAS不要／ステップ形式で解説】計算ミスと集計作業をなくすGoogleスプレッドシート小口現金管理システムの作り方で作った小口現金管理シートを使います。
前回の記事って？という方はこちらからどうぞ！
この小口現金管理シートを使い、Google Apps Script（GAS）で現金有高と帳簿残高の差異を自動メールで通知するシステムをの作り方を、誰でもできるようにイチから丁寧に解説します！
今回の記事を読む上で、プログラミングの知識は一切不要です。
この記事のコードをコピー＆ペーストするだけで、あなたの小口現金管理をより正確で、スピーディーなものに変えることができます。
もし、違う用途で使いたいと言った場合でも、AI（GeminiやChatGPTなど）にコードと変更したいことを伝えれば、あなたに合ったコードを作ってくれますよ。
完成イメージ：こんな感じです
スプレッドシートに専用のメニューが追加され、そこから通知のタイミングやメールの文面を設定できる、非常に使いやすいツールが完成します。
メールの宛先や件名、本文も、以下のような専用のフォームから簡単に設定できるようになります。
そして、差異があった日には、設定した時刻に以下のような通知メールが自動で届きます。
それでは一緒に作っていきましょう！！
STEP1：スクリプトエディタを開く
まずは、GASのコードを書き込むための場所を開きます。
1.小口現金管理シートを開きます。
2.上部メニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。
3.新しいタブで、スクリプトエディタという画面が開けば準備完了です。
ちなみに最初は開くまでに時間がかかることがるので、開くまで待っていてください。
4.スクリプトエディタが開いたら、「無題のプロジェクト」を「小口現金管理シート」に変更してください。
STEP2：設定画面の「見た目」を作る (HTMLファイル2つ)
次に、ユーザーが設定を行うためのダイアログ画面の設計図となるHTMLファイルを2つ作成します。
① 通知時刻設定ダイアログの作成
1.STEP１で開いたエディタ左側の「ファイル」の横にある「+」アイコンをクリックし、「HTML」を選択します。
2.ファイル名に「SettingDialog」と入力してEnterキーを押します。
3.新しく作成されたSettingDialog.htmlの中身をすべて削除し、以下のコードをそのまま貼り付けて、保存してください。
「ファイル」の横の方にある「フロッピーディスクのアイコン」か「ctrl+S」で出来ます。
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<base target="_top">
<style>
body { font-family: sans-serif; padding: 20px; }
select, button { width: 100%; padding: 8px; margin-top: 10px; box-sizing: border-box; }
button.action { background-color: #4285f4; color: white; border: none; cursor: pointer; }
button.cancel { background-color: #f1f1f1; color: black; border: 1px solid #ccc; cursor: pointer; }
#status { margin-top: 15px; font-size: 0.9em; text-align: center; }
</style>
</head>
<body>
<p>通知を受け取りたい時間帯を選択してください。</p>
<select id="hour-select"></select>
<button id="save-btn" class="action" onclick="saveSettings()">設定を保存</button>
<button class="cancel" onclick="google.script.host.close()">キャンセル</button>
<div id="status"></div>
<script>
document.addEventListener("DOMContentLoaded", function() {
google.script.run.withSuccessHandler(function(currentHour) {
const select = document.getElementById("hour-select");
for (let i = 0; i <= 23; i++) {
const option = document.createElement("option");
option.value = i; option.text = `毎日 ${i}時台`;
if (i === currentHour) option.selected = true;
select.appendChild(option);
}
}).getCurrentTriggerHour();
});
function saveSettings() {
const saveBtn = document.getElementById("save-btn");
const statusDiv = document.getElementById("status");
saveBtn.disabled = true;
statusDiv.textContent = "設定を更新中...";
const selectedHour = document.getElementById("hour-select").value;
google.script.run
.withSuccessHandler(function(response) {
statusDiv.textContent = response;
setTimeout(function() { google.script.host.close(); }, 1500);
})
.withFailureHandler(function(error) {
statusDiv.textContent = 'エラー: ' + error.message;
saveBtn.disabled = false;
})
.updateTrigger(selectedHour);
}
</script>
</body>
</html>
② メール内容設定ダイアログの作成
1.上と同じように、「+」から「HTML」を選択し、今度は「MailTemplateDialog」という名前で新しいファイルを作成します。
2.作成されたファイルの中身をすべて削除し、以下のコードを貼り付けて、保存してください。
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<base target="_top">
<style>
body { font-family: sans-serif; padding: 10px 20px; }
.container { display: flex; flex-direction: column; height: 95vh; }
.content { flex-grow: 1; overflow-y: auto; }
.footer { flex-shrink: 0; padding-top: 10px; }
label { font-weight: bold; margin-top: 15px; display: block; }
input, textarea { width: 100%; padding: 8px; box-sizing: border-box; border: 1px solid #ccc; border-radius: 4px; }
textarea { height: 100px; resize: vertical; }
button { padding: 8px 12px; margin-top: 10px; cursor: pointer; border-radius: 4px; border: none; }
.action { background-color: #4285f4; color: white; }
.cancel { background-color: #f1f1f1; }
.keywords { background-color: #f9f9f9; border: 1px solid #ddd; padding: 10px; margin-top: 10px; font-size: 0.9em; border-radius: 4px; }
#status { margin-top: 10px; text-align: center; }
</style>
</head>
<body>
<div class="container">
<div class="content">
<label for="to">TO:</label>
<textarea id="to" placeholder="例: tanaka@example.com, suzuki@example.com"></textarea>
<label for="cc">CC:</label>
<textarea id="cc" placeholder="（任意）カンマ区切りで複数指定可"></textarea>
<label for="subject">件名:</label>
<input type="text" id="subject">
<label for="body">本文:</label>
<textarea id="body"></textarea>
<div class="keywords">
<b>使えるキーワード:</b><br>
<code>{{シート名}}</code> <code>{{日付}}</code> <code>{{過不足額}}</code> <code>{{シートURL}}</code>
</div>
</div>
<div class="footer">
<button id="save-btn" class="action" onclick="saveSettings()">設定を保存</button>
<button class="cancel" onclick="google.script.host.close()">キャンセル</button>
<div id="status"></div>
</div>
</div>
<script>
// ダイアログが開かれたときに実行
document.addEventListener("DOMContentLoaded", function() {
google.script.run.withSuccessHandler(function(settings) {
document.getElementById("to").value = settings.to || '';
document.getElementById("cc").value = settings.cc || '';
document.getElementById("subject").value = settings.subject || '';
document.getElementById("body").value = settings.body || '';
}).getAllSettings();
});
// 「保存」ボタンが押されたときの処理
function saveSettings() {
const saveBtn = document.getElementById("save-btn");
const statusDiv = document.getElementById("status");
saveBtn.disabled = true;
statusDiv.textContent = "設定を保存中...";
const settings = {
to: document.getElementById("to").value,
cc: document.getElementById("cc").value,
subject: document.getElementById("subject").value,
body: document.getElementById("body").value
};
google.script.run
.withSuccessHandler(function(response) {
statusDiv.textContent = response;
setTimeout(function() { google.script.host.close(); }, 1500);
})
.withFailureHandler(function(error) {
statusDiv.textContent = 'エラー: ' + error.message;
saveBtn.disabled = false;
})
.saveAllSettings(settings);
}
</script>
</body>
</html>
STEP3：GASで自動メール送信の仕組みを作る
いよいよ、GASスクリプト本体を記述します。
1.スクリプトエディタで コード.gs ファイルを開きます。
2.中に書かれているコードをすべて消し、以下のコードはコピペしてください。
//==============【設定項目】ここから==============
const SHEET_NAME = '金種表';
const DATE_COLUMN = 1;
const DISCREPANCY_COLUMN = 13;
//==============【設定項目】ここまで==============
const scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
// メニュー作成
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi()
.createMenu('⚙️ 自動通知設定')
.addItem('メール内容の設定...', 'showMailTemplateDialog')
.addItem('通知時刻の設定...', 'showSettingDialog')
.addSeparator()
.addItem('今すぐ差異をチェック', 'manualCheck')
.addToUi();
}
function showMailTemplateDialog() {
const html = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('MailTemplateDialog').setWidth(500).setHeight(550);
SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(html, 'メール内容の設定');
}
function showSettingDialog() {
const html = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('SettingDialog').setWidth(350).setHeight(230);
SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(html, '通知時刻の設定');
}
function saveAllSettings(settings) {
scriptProperties.setProperties(settings, true);
return '設定を保存しました。';
}
function getAllSettings() {
const defaultSettings = { to: '', cc: '', subject: '【要確認】小口現金に差異が発生しました', body: '「{{シート名}}」の金種表で現金過不足が検出されました。\n\n■ 日付： {{日付}}\n■ 過不足額： {{過不足額}} 円\n\n内容を確認してください。\n\n▼スプレッドシートを開く\n{{シートURL}}'};
const currentSettings = scriptProperties.getProperties();
return Object.keys(currentSettings).length > 0 ? currentSettings : defaultSettings;
}
function updateTrigger(hour) {
const triggerHour = parseInt(hour, 10);
const allTriggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
for (const trigger of allTriggers) { if (trigger.getHandlerFunction() === 'dailyCheckAndNotify') ScriptApp.deleteTrigger(trigger); }
if (triggerHour >= 0 && triggerHour <= 23) {
ScriptApp.newTrigger('dailyCheckAndNotify').timeBased().everyDays(1).atHour(triggerHour).create();
return `通知時刻を毎日 ${triggerHour}時台に設定しました。`;
} else { throw new Error('無効な時刻が選択されました。'); }
}
function getCurrentTriggerHour() {
const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
for (const trigger of triggers) { if (trigger.getHandlerFunction() === 'dailyCheckAndNotify') return 16; }
return 16;
}
function manualCheck() {
dailyCheckAndNotify();
SpreadsheetApp.getUi().alert('チェックが完了しました。');
}
/**
* ★★★ 毎日定時に実行されるメイン処理 ★★★
*/
function dailyCheckAndNotify() {
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
if (!sheet) { return; }
// ★★★ A列の値を基準に、本当にデータがある最終行を見つける ★★★
const lastRow = getLastDataRow(sheet);
if (lastRow <= 1) { return; }
const discrepancyValue = sheet.getRange(lastRow, DISCREPANCY_COLUMN).getValue();
if (discrepancyValue !== 0 && discrepancyValue !== '') {
const date = new Date(sheet.getRange(lastRow, DATE_COLUMN).getValue());
const discrepancyInfo = {
date: Utilities.formatDate(date, 'JST', 'yyyy/MM/dd'),
amount: discrepancyValue
};
sendDiscrepancyMail(discrepancyInfo);
}
}
/**
* ★★★ 書式設定に惑わされず、データのある最終行を取得する関数 ★★★
*/
function getLastDataRow(sheet) {
const columnValues = sheet.getRange("A:A").getValues(); // A列のすべての値を取得
for (let i = columnValues.length - 1; i >= 0; i--) {
if (columnValues[i][0] !== "") { // A列が空でない最後の行を探す
return i + 1; // 配列のインデックスは0から始まるので+1する
}
}
return 0; // データが全くない場合
}
/**
* ★★★ メールを送信する関数 ★★★
*/
function sendDiscrepancyMail(discrepancyInfo) {
const settings = scriptProperties.getProperties();
if (!settings.to) {
console.error('送信エラー: TOの宛先が設定されていません。');
return;
}
const spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const spreadsheetName = spreadsheet.getName();
const spreadsheetUrl = spreadsheet.getUrl();
// テンプレートのキーワードを実際の情報に置き換える
const subject = (settings.subject || '')
.replace(/{{シート名}}/g, spreadsheetName)
.replace(/{{日付}}/g, discrepancyInfo.date)
.replace(/{{過不足額}}/g, discrepancyInfo.amount.toLocaleString())
.replace(/{{シートURL}}/g, spreadsheetUrl);
const body = (settings.body || '')
.replace(/{{シート名}}/g, spreadsheetName)
.replace(/{{日付}}/g, discrepancyInfo.date)
.replace(/{{過不足額}}/g, discrepancyInfo.amount.toLocaleString())
.replace(/{{シートURL}}/g, spreadsheetUrl);
const mailOptions = { cc: settings.cc || '' };
MailApp.sendEmail(settings.to, subject, body, mailOptions);
}
この画像の状態だと保存出来ていません。
STEP4：使い方と初回設定
これで準備は完了です。
それでは、初回設定と使い方を説明します。
1.スプレッドシートのブラウザタブを再読み込み（リロード）してください。
2.上部メニューに「⚙️ 自動通知設定」という新しい項目が表示されます。
表示されるまでに少し間があるので、待っていてください。
3.まずは「⚙️ 自動通知設定」→「メール内容の設定…」を選びます。
4.（初回のみ）Googleによる承認が求められます。
5.（初回のみ）画面の指示に従い、ご自身のアカウントを選択して「許可」をクリックしてください。
6.（初回のみ）「このアプリはGoogleで確認されていません」と表示されたら、「詳細」→「（プロジェクト名）に移動」をクリックして進めます
7.「メール内容の設定」ダイアログに宛先や件名、本文を自由に入力して保存します。
8.次に「通知時刻の設定…」を選び、通知してほしい時間帯を選んで保存します。
これで、毎日あなたが設定した時間に、スクリプトが自動で残高をチェックし、差異があればメールでお知らせしてくれます。
すぐに動作を試したい場合は、「⚙️ 自動通知設定」>「今すぐ差異をチェック」をクリックすれば、時間に関係なく手動でチェックを実行できます。
おわりに
お疲れ様でした！
これで、日々の面倒な残高チェックから解放され、万が一の差異にもすぐに気づける、あなただけの強力なアシスタントが完成しました。
Google Apps Scriptは、このように日々の業務の「ちょっと面倒」を解決する大きな可能性を秘めています。
ぜひ今回の仕組みをきっかけに、色々な自動化にチャレンジしてみてください！
